Czym jest indeksacja akt metrykalnych

CZYM JEST INDEKSACJA AKT METRYKALNYCH? To często zadawane pytania skłoniło mnie do próby odpowiedzi i stworzenia definicji, powielonej przeze mnie na podstawie innych tego typu działań: „Polega na gromadzeniu danych o występujących w dokumentach nazwiskach i imionach oraz innych treściach (np. wskazaniu rodziców, miejsc), które umieszcza się w bazach danych, umożliwiających późniejsze szybkie wyszukiwanie osób i dat bez konieczności ponownego analizowania i przeszukiwania źródłowych dokumentów. To również proces analizy dokumentów, dostępnych i niedostępnych ogółowi, np. poprzez internet, z powodu braku odpowiednich umiejętności, choćby językowych. To dzięki indeksowaniu można w krótkim czasie podać wynik przeszukiwania z podaniem miejsca przechowywania dokumentów”.

Indeksacji jest kilka rodzajów:

Indeksacja ze skorowidzów. Spisanie nazwisk i imion z poszczególnych ksiąg, urodzeń, ślubów, zgonów lub innych dokumentów, które niekiedy bywają zapisane w postaci skorowidzów na końcu roczników akt metrykalnych, wytwarzając w ten sposób bazę danych w odniesieniu do źródła. Można wykonać to na podstawie oryginalnych dokumentów lub kompletu zdjęć, skanów za pewien okres czasu. Niestety skorowidze są wytworem wtórnym i zawierają braki lub błędy. Indeksacja tego typu jest najmniej wartościowa, bo nie identyfikuje osoby, a pozwala jedynie na późniejszą weryfikację z oryginalnym dokumentem wg podanego źródła, do którego trzeba dotrzeć i samodzielnie się zmierzyć z jego treścią.
Indeksacja z metryk. Kolejny sposób polega na odczytaniu zapisów, najczęściej pisma ręcznego po polsku, łaciny, (lub innego języka zapisu), cyrylicy z treści akt. Następnie spisaniu ich wg określonego formatu, np.: podmiot, daty i rodzice. Ten rodzaj indeksacji jest dokładniejszy i pozwala w wąskim zakresie zidentyfikować dane z konkretną osobą bez odniesienia do oryginalnych ksiąg, które bywają w różnym stanie. Zbudowana na ich podstawie baza dany np. w excelu jest udostępniana zainteresowanym i pozwala wyłowić ewentualne błędy pisarza dokonującego wpisów, metodą porównania danych. Najczęściej, ze względu na ilość informacji dokonuje się jej na podstawie zdjęć, mikrofilmów lub skanów oryginalnych ksiąg metrykalnych.
Ostatni rodzaj indeksacji tzw. szczegółowa, została obrana przez nasz zespół. Ma umożliwić dostęp do informacji bez konieczności sięgania po oryginały, które ze względu na stan techniczny i unikatowość nie są udostępniane szerokiemu gronu. Tego rodzaju indeksacja pozwala osobom nieposiadającym odpowiednich umiejętności w przystępny sposób zapoznać się i porównać wiele danych w zaciszu, na domowym komputerze, bez przejazdów do poszczególnych archiwów, formalności i biurokracji przy wertowania wielu ksiąg, roczników. Nasze dane oprócz odniesienia do źródła, zawierają komplet odczytanych informacji metrykalnych: numer aktu, data sporządzenia, data i czas zdarzenia, podmiot (dzieci, młodzi, rodzice, świadkowie, zgłaszający, chrzestni, asysty, krewni, bliscy-pokrewieństwa) imiona i nazwiska, wiek, miejsce pochodzenia (parafia) i zamieszkania, zawód, pełnione funkcję, okoliczności i wiele innych danych, o ile były podane i dało się je odczytać. Pozwalają niemal jednoznacznie zidentyfikować osoby, przypominając niemal w skrócie odpis aktu. Zapis jest stworzony w ujednoliconej formie i układzie dla poszczególnych rodzajów ksiąg urodzeń (chrztów), zgonów, ślubów (zapowiedzi) Przy szczegółowej analizie tych danych i odpowiedniego uplasowaniu w historii, miejscu, można by powiedzieć, że na podstawie takich danych, w dużym uproszczeniu można “w domyśle” opowiedzieć komuś, jaki nauczyciel uczył ich przodka, czy potrafił się podpisać oraz z kim rodzina była w bliskich relacjach, gdzie przodek podkuwał konia, który ksiądz udzielał im ślubu, dlaczego wybierano takie imię dla dziecka i wiele, wiele innych. (Z.M)