CZYM JEST INDEKSACJA AKT METRYKALNYCH? To często zadawane pytania skłoniło mnie do próby odpowiedzi i stworzenia definicji, powielonej przeze mnie na podstawie innych tego typu działań: „Polega na gromadzeniu danych o występujących w dokumentach nazwiskach i imionach oraz innych treściach (np. wskazaniu rodziców, miejsc), które umieszcza się w bazach danych, umożliwiających późniejsze szybkie wyszukiwanie osób i dat bez konieczności ponownego analizowania i przeszukiwania źródłowych dokumentów. To również proces analizy dokumentów, dostępnych i niedostępnych ogółowi, np. poprzez internet, z powodu braku odpowiednich umiejętności, choćby językowych. To dzięki indeksowaniu można w krótkim czasie podać wynik przeszukiwania z podaniem miejsca przechowywania dokumentów”.

Indeksacji jest kilka rodzajów:

• Indeksacja ze skorowidzów. Spisanie nazwisk i imion z poszczególnych ksiąg, urodzeń, ślubów, zgonów lub innych dokumentów, które niekiedy bywają zapisane w postaci skorowidzów na końcu roczników akt metrykalnych, wytwarzając w ten sposób bazę danych w odniesieniu do źródła. Można wykonać to na podstawie oryginalnych dokumentów lub kompletu zdjęć, skanów za pewien okres czasu. Niestety skorowidze są wytworem wtórnym i zawierają braki lub błędy. Indeksacja tego typu jest najmniej wartościowa, bo nie identyfikuje osoby, a pozwala jedynie na późniejszą weryfikację z oryginalnym dokumentem wg podanego źródła, do którego trzeba dotrzeć i samodzielnie się zmierzyć z jego treścią.
• Indeksacja z metryk. Kolejny sposób polega na odczytaniu zapisów, najczęściej pisma ręcznego po polsku, łaciny, (lub innego języka zapisu), cyrylicy z treści akt. Następnie spisaniu ich wg określonego formatu, np.: podmiot, daty i rodzice. Ten rodzaj indeksacji jest dokładniejszy i pozwala w wąskim zakresie zidentyfikować dane z konkretną osobą bez odniesienia do oryginalnych ksiąg, które bywają w różnym stanie. Zbudowana na ich podstawie baza dany np. w excelu jest udostępniana zainteresowanym i pozwala wyłowić ewentualne błędy pisarza dokonującego wpisów, metodą porównania danych. Najczęściej, ze względu na ilość informacji dokonuje się jej na podstawie zdjęć, mikrofilmów lub skanów oryginalnych ksiąg metrykalnych.
• Ostatni rodzaj indeksacji tzw. szczegółowa, została obrana przez nasz zespół. Ma umożliwić dostęp do informacji bez konieczności sięgania po oryginały, które ze względu na stan techniczny i unikatowość nie są udostępniane szerokiemu gronu. Tego rodzaju indeksacja pozwala osobom nieposiadającym odpowiednich umiejętności w przystępny sposób zapoznać się i porównać wiele danych w zaciszu, na domowym komputerze, bez przejazdów do poszczególnych archiwów, formalności i biurokracji przy wertowania wielu ksiąg, roczników. Nasze dane oprócz odniesienia do źródła, zawierają komplet odczytanych informacji metrykalnych: numer aktu, data sporządzenia, data i czas zdarzenia, podmiot (dzieci, młodzi, rodzice, świadkowie, zgłaszający, chrzestni, asysty, krewni, bliscy-pokrewieństwa) imiona i nazwiska, wiek, miejsce pochodzenia (parafia) i zamieszkania, zawód, pełnione funkcję, okoliczności i wiele innych danych, o ile były podane i dało się je odczytać. Pozwalają niemal jednoznacznie zidentyfikować osoby, przypominając niemal w skrócie odpis aktu. Zapis jest stworzony w ujednoliconej formie i układzie dla poszczególnych rodzajów ksiąg urodzeń (chrztów), zgonów, ślubów (zapowiedzi) Przy szczegółowej analizie tych danych i odpowiedniego uplasowaniu w historii, miejscu, można by powiedzieć, że na podstawie takich danych, w dużym uproszczeniu można “w domyśle” opowiedzieć komuś, jaki nauczyciel uczył ich przodka, czy potrafił się podpisać oraz z kim rodzina była w bliskich relacjach, gdzie przodek podkuwał konia, który ksiądz udzielał im ślubu, dlaczego wybierano takie imię dla dziecka i wiele, wiele innych. (Z.M)