Everyone who starts the adventure with indexing record books wonders how to index so as not to miss important information in the records. The Jamiński Indexing Team chose the full method of indexing record files. A template for this indexation can be found here: 
There are a lot of columns, but it is necessary not to omit any information relevant from a genealogical and historical point of view. Please read the following instructions carefully to the end. The more we apply to it, the faster and more efficiently the indexes go through the verification and merging stage.
Descriptions of individual columns in birth records
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data chrztu – nie wpisu aktu do księgi. W przypadku, gdy data wpisu aktu do księgi nie pokrywała się z datą chrztu, odnotowujemy ten fakt w uwagach. Format wszystkich dat to: RRRR-MM-DD
- Miejscowość (parafia) – Miejscowość urodzenia. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Imiona – imiona urodzonego, wpisujemy w formie współczesnej, czyli nie Maryanna lecz Marianna, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Płeć – M – mężczyzna, W – kobieta
- Data urodzenia – wiadomo (w formacie RRRR-MM-DD)
- Imię, nazwisko i wiek ojca – z reguły nazwisko ojca pokrywa się z nazwiskiem urodzonego, ale nie zawsze tak było. Gdy ojciec był nieżyjący w chwili urodzenia dziecka, za imieniem dopisujemy znak +
- Imię, nazwisko rodowe i wiek matki – analogicznie
- Chrzestni – imię i nazwisko chrzestnych. czasem występowały dwie lub trzy pary chrzestnych. Każdą osobę wpisujemy w osobnej linii (ale w tej samej komórce) wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter.
- Osoby zgłaszające – czyli świadkowie, ewentualnie asystujący. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą urodzoną, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) dziadek urodzonego, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) stryj urodzonego, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi ojciec – tutaj wpisujemy wszystkie dodatkowe informacje na temat ojca, np. jego zawód, pełnione funkcje, przyczynę ewentualnej nieobecności przy chrzcie, itd. Jeśli ojciec podpisał się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi matka – tutaj wpisujemy wszystkie dodatkowe informacje na temat matki, np. jej zawód. Jeśli matka podpisała się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożyła podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożyła podpis po rosyjsku”
- Inne uwagi – pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu (np. numer domu urodzenia, data i powód opóźnienia wpisu, itd)
- Chrzcił – imię i nazwisko księdza udzielającego śluby, jeśli był spoza parafii to również skąd był
- Akt podpisał – imię i nazwisko księdza, który podpisał akt urodzenia
- Dopiski – informacje z marginesu księgi, np. o ślubie i zgonie przepisane szczegółowo według formatu wskazanego na dole tej strony
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
Descriptions of individual columns in marriage records
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data ślubu – data wpisu aktu do księgi pokrywała się zawsze (jak dotąd) z datą ślubu. Format wszystkich dat to: RRRR-MM-DD
- Imiona młodego – imiona pana młodego, wpisujemy w formie współczesnej, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko młodego – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Miejscowość (parafia) młodego – Miejscowość pochodzenia pana młodego. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Miejscowość urodzenia młodego – Miejscowość urodzenia pana młodego. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Stan cywilny młodego – kawaler/wdowiec
- Wiek młodego
- Imiona młodej – imiona panny młodej, wpisujemy w formie współczesnej, nie Maryanna lecz Marianna itd.
- Nazwisko po mężu – wpisujemy tu nazwisko jeśli w związek małżeński wstępowała wdowa
- Nazwisko młodej – wpisujemy tu nazwisko panieńskie młodej w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Miejscowość (parafia) młodej – Miejscowość pochodzenia panny młodej. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Miejscowość urodzenia młodej – Miejscowość urodzenia panny młodej. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Stan cywilny młodej – panna/wdowa
- Wiek młodej
- Imię ojca, matki i nazwisko panieńskie matki młodego. Znak + przy imieniu świadczy o zmarłym rodzicu
- Imię ojca, matki i nazwisko panieńskie matki młodej. Znak + przy imieniu świadczy o zmarłym rodzicu
- Świadkowie. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą zmarłą, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) szwagier młodej, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) brat młodego, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi młody – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu dotyczące pana młodego (np. zawód, zgoda na ślub, informacje o rodzicach młodego, jeśli wdowiec to po kim, itp.). Jeśli młody podpisał się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi młoda – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu dotyczące panny młodej (np. zawód, zgoda na ślub, informacje o rodzicach młodej, jeśli wdowa to po kim, itp.). Jeśli młoda podpisała się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożyła podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożyła podpis po rosyjsku”
- Inne uwagi – tutaj wpisujemy pozostałe informacje z aktu, np. miejsce głoszenia zapowiedzi (o ile było poza indeksowaną parafią), dyspensy, informacje o umowach przedmałżeńskich, itd.)
- Ślubu udzielał – imię i nazwisko księdza, który udzielał ślubu, jeśli był spoza parafii to również skąd był
- Akt podpisał – imię i nazwisko księdza, który podpisał akt
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
Descriptions of individual columns in death records
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data zgłoszenia – data w formacie RRRR-MM-DD zgłoszenia zgonu. W przypadku, gdy data wpisu aktu do księgi nie pokrywała się z datą zgłoszenia, odnotowujemy ten fakt w uwagach.
- Miejscowość (parafia) – Miejscowość zgonu. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości zgonu
- Imiona – imiona zmarłego, wpisujemy w formie współczesnej, czyli nie Maryanna lecz Marianna, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz; gdy jest podane nazwisko panieńskie wdowy trafia ono do kolumny “Nazwisko ojca”
- Płeć – M – mężczyzna, W – kobieta
- Data zgonu – wiadomo (w formacie RRRR-MM-DD)
- Wiek – wiek w chwili zgonu. Pełne lata zaznaczamy liczbą całkowitą. Miesiące oznaczmy literą “m”, tygodnie – “t”, dni – “d”, godziny – “g”. Przykłady:
Ksiądz zapisał: żył dziesięć lat – my zapisujemy: 10
żył trzy miesiące miesiące – 3m
żył pół roku – 0,5
żył jeden tydzień – 1t
żył jeden rok cztery miesiące i dwa tygodnie – 1+4m+2t - Imię, nazwisko ojca, jeśli nieżyjący to znak + za imieniem
- Imię, nazwisko i nazwisko rodowe matki, jeśli nieżyjąca to znak + za imieniem
- Stan cywilny – kawaler, panna, zamężna, żonaty, wdowa, wdowiec – jeśli podaje ksiądz. W przypadku dzieci i młodzieży nie zgadujemy i jeśli nie podano stanu cywilnego w akcie, to nic nie wpisujemy
- Małżonek – owdowiały małżonek jeśli podano
- Osoby zgłaszające – czyli świadkowie. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą zmarłą, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) brat zmarłego, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) ojciec zmarłej, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Przyczyna zgonu – jeśli podaje ksiąd
- Uwagi – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu (np. zawód zmarłego, miejsce i dokładną datę jego urodzenia, informacje z marginesu księgi, nr domu zgonu itp)
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
How to index margin notes
W księgach urodzeń pochodzących z urzędów stanu cywilnego bardzo często na marginesach urzędnik zapisywał informacje o ślubie lub zgonie urodzonego. Forma zapisu była dość dowolna a czasami była to pieczątka z uzupełnionymi odręcznie danymi. W indeksacji spisujemy treść tych dopisków, ponieważ zawierają istotne dla genealoga informacje o urodzonym. Jednak w naszych indeksach forma dopisków nie powinna być dowolna lecz ujednolicona. Oto wskazówki, jak po zindeksowaniu takie dopiski powinny wyglądać.
Dopisek o ślubie:
ślub (data ślubu w formacie RRRR-MM-DD) w (miejsce ślubu) z (imię i nazwisko współmałżonka), akt śl. #(numer aktu ślubu) (miejsce rejestracji ślubu)
Przykłady:
- ślub 1957-02-11 w Warszawie z Kazimierą Dąbrowską, akt śl. #67/1957 USC Warszawa VII
- ślub 1926-04-25 w Łucku ze Stefanem Broniewskim
- ślub 1938-11-01 w Warszawie (Świętej Barbary) z Heleną Kalinowską z d. Remkowicz, wdową
Wyjaśnienia:
- Nawiasy we wzorcu grupują informacje i nie zapisujemy ich w indeksach, patrz przykłady.
- datę ślubu zapisujemy w formacie RRRR-MM-DD jak wszystkie inne daty, nie zapisujemy tesktów typu dnia, roku itp.
- miejsce ślubu to nazwa miejscowości, gdzie doszło do ślubu. Czasem wymagane jest doprecyzowanie dotyczące parafii ślubu wtedy to doprecyzowanie zapisujemy w nawiasach po nazwie miasta, np. nazwa parafii, kraju lub inne wskazówki dot. miejscowości. Nie piszemy np. w kościele parafialnym, bo przez domniemanie przyjmujemy, że ślub odbył się w kościele, chyba że było inaczej (np. w USC) wtedy odstępstwo zapisujemy.
- imię i nazwisko współmałżonka zapisujemy zawsze w takiej kolejności. Przez domniemanie przyjmujemy, że ślub był z panną/kawalerem i dlatego nie zapisujemy tej informacji. Czasem ślub był z wdową/wdowcem i wówczas zapisujemy odstępstwo tak jak w trzecim przykładzie. Jeżeli w przypadku ślubu z wdową podane jest również nazwisko panieńskie wdowy, to zapisujemy je tak jak w 3 przykładzie.
- numer aktu ślubu to liczba/RRRR rok zapisujemy zawsze w postaci czterocyfrowej.
- miejsce rejestracji ślubu to nazwa miejscowości właściwa dla miejsca zawarcia związku małżeńskiego, najczęściej miejscowość USC, a przy większych miejscowościach również numer lub nazwa USC.
- Nie zapisujemy kto brał ten ślub, bo wiadomo, że wzięła go osoba wymieniona w akcie urodzenia. Nie piszemy “związek małżeński”, “zawarł związek małżeński”, “zaślubił” itp. Stosujmy się do przykładów.
- Gdy brakuje jakiejść informacji lub zupełnie nie można jej odczytać, po prostu ją pomijamy
- Gdy urodzony dwukrotnie zawierał związek małżeński, wypisujemy dwukrotnie informację jak w przykładach oddzielając ją przecinkami
Dopiski o zgonie:
zm. (data zgonu w formacie RRRR-MM-DD) w (miejsce zgonu), akt zg. #(numer aktu zgonu) (miejsce rejestracji zgonu)
Przykłady:
- zm. 2003-12-04 w Warszawie, akt. zg. #234/2003 USC Warszawa Śródmieście
- zm. 1984-04-25 w Jaminach, akt zg. #12/1984 USC Sztabin
Wyjaśnienia:
- Nawiasy we wzorcu grupują informacje i nie zapisujemy ich w indeksach, patrz przykłady.
- datę zgonu zapisujemy w formacie RRRR-MM-DD jak wszystkie inne daty, nie zapisujemy tesktów typu dnia, roku itp.
- miejsce zgonu to nazwa miejscowości, gdzie do niego doszło.
- numer aktu ślubu to liczba/RRRR rok zapisujemy zawsze w postaci czterocyfrowej.
- miejsce rejestracji zgonu to nazwa miejscowości właściwa dla miejsca zawarcia związku małżeńskiego, najczęściej miejscowość USC, a przy większych miejscowościach również numer lub nazwa USC.
- Gdy brakuje jakiejś informacji lub zupełnie nie można jej odczytać, po prostu ją pomijamy
- Gdy dopisek o zgonie występuje po dopisku o ślubie, wypisujemy dwukrotnie informację jak w przykładach oddzielając ją przecinkami
Według nas podane przykłady załatwiają 99% dopisków, które są w księgach. Są również inne dopiski, które ciężko tu sklasyfikować (zmiany treści aktu urodzenia/ślubu, uznanie ojcostwa, inne) i co do których sami nie mamy jednolitego sposobu jak je zapisywać, więc nie będziemy podawać wskazówek Wam.
Summary
If any data is missing in the act - leave the field empty. When information cannot be read in full or in part, we put a question mark in it.
In general, we read the entire act and pick out all relevant information. Please look at the results of our work so far to see in concrete examples what the final effect should look like. We hope you are not afraid of the amount of work. We manage somehow - we have already indexed over 200,000 records!
English 
Polski 
