Co indeksować - stare czy nowe księgi metrykalne?

Sobór trydencki (1545-1563) podjął uchwały, w wyniku których w kościele rzymskokatolickim rozpoczęto prowadzenie ksiąg metrykalnych. Początkowo prowadzono księgi ochrzczonych i zaślubionych, później również zmarłych. Takie księgi prowadzone są do dziś. Z punktu widzenia wartości historycznej najcenniejsze są te najstarsze księgi metrykalne, tym bardziej, że zachowało się ich niewiele. Sam z pasją rzucam się do ich studiowania i później indeksacji, gdy jakaś wpadnie mi w ręce. Takie księgi są również niezwykle cenne dla zaawansowanych genealogów, którzy mogą cofnąć się bardzo głęboko w swoich poszukiwaniach przodków i pochodzenia. Jest tylko jedno ale: aby cofnąć się do XVIII czy XVII wieku należy najpierw przebrnąć przez wiek XX, a potem XIX!

Zdarza się, i to wcale nierzadko, że owszem znamy imiona i nazwiska swoich dziadków, zmarłych powiedzmy w latach 1970-tych, ale imion i nazwisk ich rodziców (pradziadków) już nikt z żyjących nie pamięta. Zaawansowany genealog powiedziałby: wystarczy pojechać do Urzędu Stanu Cywilnego, przedstawić dowód na bezpośrednie pokrewieństwo i można otrzymać wypis z aktu zgonu dziadków, w którym informacje o rodzicach być powinny. No dobrze, ale gdy mieszkamy obecnie w odległym miejscu Polski lub za granicą? Wizyta w USC to poważne przedsięwzięcie! A co gdy nie wiemy, w którym urzędzie szukać dokumentów? To tylko jeden z licznych przykładów, które zniechęcają ludzi do poważniejszego zajęcia się historią swojej rodziny. Naturalne jest, że trudności powinny narastać w miarę cofania się w czasie w badaniach, ale gdy pojawiają się na samym początku, skutkują szybkim porzuceniem genealogii. Sam nie raz widziałem porzucone w sieci drzewa genealogiczne składające się z probanta (osoby głównej), jego rodziców i… czasem już tyle. Nawet dziadków nie zaznaczono, prawdopodobnie z powodu trudności ze zdobyciem informacji.

W sukurs mogą przyjść indeksy z nowszych ksiąg metrykalnych. Jak nowych? Na to pytanie odpowiedź daje ustawa o nazwie Prawo o aktach stanu cywilnego¹. Informuje ona, że po upływie pewnego czasu zapisy z metryk cywilnych przestają być chronione i mogą być udostępnione zupełnie. Ten czas zdefiniowany jest następująco:

dla metryk urodzonych: 100 lat
dla metryk zaślubionych: 80 lat
dla metryk zmarłych: 80 lat

Innymi słowy prawo przewiduje, iż na dzień pisania tych słów metryki urodzonych spisane przed 9 grudnia 1921 roku powinny być udostępniane zupełnie. Analogicznie metryki zaślubionych i zmarłych powinny być dostępne metryki spisane przed 9 grudnia 1941 roku. Czy to oznacza, że metryki spisane później nie są dostępne? Niezupełnie! Wyżej wspomniana ustawa dotyczy aktów stanu cywilnego, czyli dokumentów metrykalnych przechowywanych w urzędach stanu cywilnego. Nie dotyczy ona np. metryk kościelnych, które spisywane były i są przez proboszczów poszczególnych parafii zgodnie z wytycznymi sprzed wieków. Tutaj jednak obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych, która chroni dane personalne przed publicznym udostępnianiem, czyli słynne RODO. Na szczęście tylko osoby żyjące w świetle prawa podlegają tej ustawie, a zmarłe nie.

Jakie są tego konsekwencje? Że można udostępniać wszelkie dane dotyczące osób zmarłych. Można więc indeksować księgi zgonów do czasów współczesnych, a wynik tej pracy udostępniać publicznie pod rygorem spełnienia dwóch warunków:

Zgody administratora danych osobowych, czyli w tym wypadku proboszcza
Usunięcia z publikowanych danych informacji o osobach potencjalnie żyjących

O ile konieczność spełnienie pierwszego warunku jest oczywista, to o co chodzi w warunku drugim? Otóż w aktach zgonów znajdują się informacje o rodzicach zmarłej osoby, ewentualnie o współmałżonku lub o innych osobach np. zgłaszających zgon. Publikując kopie metryk lub indeksy powstałe na bazie tych metryk należy zadbać o to, aby nie znalazły się tam informacje o osobach, które nie ukończyły 100 lat na dzień publikacji. Przykład poniżej:

Jest to strona z księgi zgonów parafii Żyliny z siedzibą w Podżylinach zawierająca dane o zmarłych pod koniec 1979 roku. W metryce #11 i #12 nie ma danych niejawnych – pierwsza osoba urodziła się w 1911 roku, druga w roku 1920, a więc rodzice tych osób są nieżyjący. Wobec tego wszystkie dane zawarte w tych dwóch metrykach można pokazać. Natomiast w metryce #13 wymazałem dane osobowe współmałżonka zmarłej, gdyż nie ma pewności, iż współmałżonek nie żyje, mimo tego, że zmarła osoba urodziła się w 1920 roku. Mało tego! Identycznie zachowuje się wyszukiwarka Geneo, która z indeksów selekcjonuje prawidłowo dane i wyświetla tylko te, które mogą być publicznie udostępnione.

Wyszukiwarka Geneo od samego początku miała być zgodna z literą prawa obowiązującego w Polsce. W jej bazie danych znajdują się na przykład indeksy urodzeń z parafii Adamowicze z roku 1926, a mimo to w wynikach wyszukiwania pokazywać się zaczną dopiero w roku 2026. Analogicznie związki małżeńskie i zapowiedzi zawarte po 1941 roku zaczną się pokazywać w wynikach, gdy upłynie 80 lat od daty wskazanej w zapisie. Tak jak wcześniej pisałem z metrykami zgonów jest nieco inaczej, bo dane o osobie zmarłej publikować można z uwzględnieniem restrykcji wymienionych wyżej.

Podsumowując, dzięki indeksacji nowszych ksiąg metrykalnych, zwłaszcza ksiąg zmarłych można dokonać jakościowego skoku pomiędzy współczesnością, a powszechniej dostępnymi danymi historycznymi. W Geneo są indeksy z kilku, czy może nawet kilkunastu takich ksiąg. Zawsze będę zachęcać do rozmów z proboszczami, aby zdecydowali się na udostępnianie współczesnych ksiąg zgonów do indeksacji, bo dzięki sposobowi prezentacji wyników jest to w pełni bezpieczne i chroni wrażliwe dane.