Każda osoba, która rozpoczyna przygodę z indeksacją ksiąg metrykalnych zastanawia się jak indeksować, aby nie pominąć istotnych informacji znajdujących się w metrykach. Jamiński Zespół Indeksacyjny wybrał pełny sposób indeksacji akt metrykalnych. Wzór do takiej indeksacji znajduje się tutaj: 
Kolumn jest dużo, ale to konieczne, aby nie pominąć żadnych informacji istotnych z genealogicznego i historycznego punktu widzenia. Prosimy o uważne przeczytanie poniższej instrukcji do końca. Im ściślej się do niej stosujemy, tym szybciej i sprawniej indeksy przechodzą przez etap weryfikacji i scalania.
Opisy poszczególnych kolumn w urodzeniach
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data chrztu – nie wpisu aktu do księgi. W przypadku, gdy data wpisu aktu do księgi nie pokrywała się z datą chrztu, odnotowujemy ten fakt w uwagach. Format wszystkich dat to: RRRR-MM-DD
- Miejscowość (parafia) – Miejscowość urodzenia. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Imiona – imiona urodzonego, wpisujemy w formie współczesnej, czyli nie Maryanna lecz Marianna, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Płeć – M – mężczyzna, W – kobieta
- Data urodzenia – wiadomo (w formacie RRRR-MM-DD)
- Imię, nazwisko i wiek ojca – z reguły nazwisko ojca pokrywa się z nazwiskiem urodzonego, ale nie zawsze tak było. Gdy ojciec był nieżyjący w chwili urodzenia dziecka, za imieniem dopisujemy znak +
- Imię, nazwisko rodowe i wiek matki – analogicznie
- Chrzestni – imię i nazwisko chrzestnych. czasem występowały dwie lub trzy pary chrzestnych. Każdą osobę wpisujemy w osobnej linii (ale w tej samej komórce) wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter.
- Osoby zgłaszające – czyli świadkowie, ewentualnie asystujący. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą urodzoną, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) dziadek urodzonego, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) stryj urodzonego, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi ojciec – tutaj wpisujemy wszystkie dodatkowe informacje na temat ojca, np. jego zawód, pełnione funkcje, przyczynę ewentualnej nieobecności przy chrzcie, itd. Jeśli ojciec podpisał się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi matka – tutaj wpisujemy wszystkie dodatkowe informacje na temat matki, np. jej zawód. Jeśli matka podpisała się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożyła podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożyła podpis po rosyjsku”
- Inne uwagi – pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu (np. numer domu urodzenia, data i powód opóźnienia wpisu, itd)
- Chrzcił – imię i nazwisko księdza udzielającego śluby, jeśli był spoza parafii to również skąd był
- Akt podpisał – imię i nazwisko księdza, który podpisał akt urodzenia
- Dopiski – informacje z marginesu księgi, np. o ślubie i zgonie przepisane szczegółowo według formatu wskazanego na dole tej strony
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
Opisy poszczególnych kolumn w ślubach
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data ślubu – data wpisu aktu do księgi pokrywała się zawsze (jak dotąd) z datą ślubu. Format wszystkich dat to: RRRR-MM-DD
- Imiona młodego – imiona pana młodego, wpisujemy w formie współczesnej, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko młodego – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Miejscowość (parafia) młodego – Miejscowość pochodzenia pana młodego. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Miejscowość urodzenia młodego – Miejscowość urodzenia pana młodego. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Stan cywilny młodego – kawaler/wdowiec
- Wiek młodego
- Imiona młodej – imiona panny młodej, wpisujemy w formie współczesnej, nie Maryanna lecz Marianna itd.
- Nazwisko po mężu – wpisujemy tu nazwisko jeśli w związek małżeński wstępowała wdowa
- Nazwisko młodej – wpisujemy tu nazwisko panieńskie młodej w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz
- Miejscowość (parafia) młodej – Miejscowość pochodzenia panny młodej. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Miejscowość urodzenia młodej – Miejscowość urodzenia panny młodej. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawiasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości urodzenia
- Stan cywilny młodej – panna/wdowa
- Wiek młodej
- Imię ojca, matki i nazwisko panieńskie matki młodego. Znak + przy imieniu świadczy o zmarłym rodzicu
- Imię ojca, matki i nazwisko panieńskie matki młodej. Znak + przy imieniu świadczy o zmarłym rodzicu
- Świadkowie. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą zmarłą, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) szwagier młodej, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) brat młodego, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi młody – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu dotyczące pana młodego (np. zawód, zgoda na ślub, informacje o rodzicach młodego, jeśli wdowiec to po kim, itp.). Jeśli młody podpisał się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Uwagi młoda – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu dotyczące panny młodej (np. zawód, zgoda na ślub, informacje o rodzicach młodej, jeśli wdowa to po kim, itp.). Jeśli młoda podpisała się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć w tym polu słowami “złożyła podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożyła podpis po rosyjsku”
- Inne uwagi – tutaj wpisujemy pozostałe informacje z aktu, np. miejsce głoszenia zapowiedzi (o ile było poza indeksowaną parafią), dyspensy, informacje o umowach przedmałżeńskich, itd.)
- Ślubu udzielał – imię i nazwisko księdza, który udzielał ślubu, jeśli był spoza parafii to również skąd był
- Akt podpisał – imię i nazwisko księdza, który podpisał akt
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
Opisy poszczególnych kolumn w zgonach
- L.p. – liczba porządkowa
- Rok – rok wpisu w księdze
- Akt – numer aktu w księdze
- Data zgłoszenia – data w formacie RRRR-MM-DD zgłoszenia zgonu. W przypadku, gdy data wpisu aktu do księgi nie pokrywała się z datą zgłoszenia, odnotowujemy ten fakt w uwagach.
- Miejscowość (parafia) – Miejscowość zgonu. Jeśli miejscowość leżała poza indeksowaną parafią, w nawasie dopisujemy nazwę parafii miejscowości zgonu
- Imiona – imiona zmarłego, wpisujemy w formie współczesnej, czyli nie Maryanna lecz Marianna, nie Gabryel lecz Gabriel itd.
- Nazwisko – wpisujemy nazwisko w formie współczesnej jeśli taka forma jest znana, jeśli nie – tak jak wpisał ksiądz; gdy jest podane nazwisko panieńskie wdowy trafia ono do kolumny “Nazwisko ojca”
- Płeć – M – mężczyzna, W – kobieta
- Data zgonu – wiadomo (w formacie RRRR-MM-DD)
- Wiek – wiek w chwili zgonu. Pełne lata zaznaczamy liczbą całkowitą. Miesiące oznaczmy literą “m”, tygodnie – “t”, dni – “d”, godziny – “g”. Przykłady:
Ksiądz zapisał: żył dziesięć lat – my zapisujemy: 10
żył trzy miesiące miesiące – 3m
żył pół roku – 0,5
żył jeden tydzień – 1t
żył jeden rok cztery miesiące i dwa tygodnie – 1+4m+2t - Imię, nazwisko ojca, jeśli nieżyjący to znak + za imieniem
- Imię, nazwisko i nazwisko rodowe matki, jeśli nieżyjąca to znak + za imieniem
- Stan cywilny – kawaler, panna, zamężna, żonaty, wdowa, wdowiec – jeśli podaje ksiądz. W przypadku dzieci i młodzieży nie zgadujemy i jeśli nie podano stanu cywilnego w akcie, to nic nie wpisujemy
- Małżonek – owdowiały małżonek jeśli podano
- Osoby zgłaszające – czyli świadkowie. Tutaj wpisujemy imię nazwisko (wiek w nawiasie) zawód i miejscowość pochodzenia świadka. Poszczególne osoby rozdzielamy wpisując na klawiaturze kombinację alt-enter. Jeśli ksiądz wpisał pokrewieństwo z osobą zmarłą, dopisujemy to pokrewieństwo, np: Jan Pieczul (60) brat zmarłego, rolnik z Kopytkowa lub Marcin Bogdzio (34) ojciec zmarłej, chałupnik z Jaziewa. Jeśli świadkowie podpisali się pod aktem, należy to wyraźnie zaznaczyć na końcu wpisu o danej osobie słowami “złożył podpis”, a jeśli podpis był złożony po rosyjsku, również należy to zaznaczyć słowami “złożył podpis po rosyjsku”
- Przyczyna zgonu – jeśli podaje ksiąd
- Uwagi – tutaj wpisujemy wszystkie pozostałe istotne dla genealoga-historyka informacje z aktu (np. zawód zmarłego, miejsce i dokładną datę jego urodzenia, informacje z marginesu księgi, nr domu zgonu itp)
- Zdjęcie – nazwa pliku ze zdjęciem, na którym rozpoczyna się indeksowany akt
Jak indeksować dopiski z marginesu
W księgach urodzeń pochodzących z urzędów stanu cywilnego bardzo często na marginesach urzędnik zapisywał informacje o ślubie lub zgonie urodzonego. Forma zapisu była dość dowolna a czasami była to pieczątka z uzupełnionymi odręcznie danymi. W indeksacji spisujemy treść tych dopisków, ponieważ zawierają istotne dla genealoga informacje o urodzonym. Jednak w naszych indeksach forma dopisków nie powinna być dowolna lecz ujednolicona. Oto wskazówki, jak po zindeksowaniu takie dopiski powinny wyglądać.
Dopisek o ślubie:
ślub (data ślubu w formacie RRRR-MM-DD) w (miejsce ślubu) z (imię i nazwisko współmałżonka), akt śl. #(numer aktu ślubu) (miejsce rejestracji ślubu)
Przykłady:
- ślub 1957-02-11 w Warszawie z Kazimierą Dąbrowską, akt śl. #67/1957 USC Warszawa VII
- ślub 1926-04-25 w Łucku ze Stefanem Broniewskim
- ślub 1938-11-01 w Warszawie (Świętej Barbary) z Heleną Kalinowską z d. Remkowicz, wdową
Wyjaśnienia:
- Nawiasy we wzorcu grupują informacje i nie zapisujemy ich w indeksach, patrz przykłady.
- datę ślubu zapisujemy w formacie RRRR-MM-DD jak wszystkie inne daty, nie zapisujemy tesktów typu dnia, roku itp.
- miejsce ślubu to nazwa miejscowości, gdzie doszło do ślubu. Czasem wymagane jest doprecyzowanie dotyczące parafii ślubu wtedy to doprecyzowanie zapisujemy w nawiasach po nazwie miasta, np. nazwa parafii, kraju lub inne wskazówki dot. miejscowości. Nie piszemy np. w kościele parafialnym, bo przez domniemanie przyjmujemy, że ślub odbył się w kościele, chyba że było inaczej (np. w USC) wtedy odstępstwo zapisujemy.
- imię i nazwisko współmałżonka zapisujemy zawsze w takiej kolejności. Przez domniemanie przyjmujemy, że ślub był z panną/kawalerem i dlatego nie zapisujemy tej informacji. Czasem ślub był z wdową/wdowcem i wówczas zapisujemy odstępstwo tak jak w trzecim przykładzie. Jeżeli w przypadku ślubu z wdową podane jest również nazwisko panieńskie wdowy, to zapisujemy je tak jak w 3 przykładzie.
- numer aktu ślubu to liczba/RRRR rok zapisujemy zawsze w postaci czterocyfrowej.
- miejsce rejestracji ślubu to nazwa miejscowości właściwa dla miejsca zawarcia związku małżeńskiego, najczęściej miejscowość USC, a przy większych miejscowościach również numer lub nazwa USC.
- Nie zapisujemy kto brał ten ślub, bo wiadomo, że wzięła go osoba wymieniona w akcie urodzenia. Nie piszemy “związek małżeński”, “zawarł związek małżeński”, “zaślubił” itp. Stosujmy się do przykładów.
- Gdy brakuje jakiejść informacji lub zupełnie nie można jej odczytać, po prostu ją pomijamy
- Gdy urodzony dwukrotnie zawierał związek małżeński, wypisujemy dwukrotnie informację jak w przykładach oddzielając ją przecinkami
Dopiski o zgonie:
zm. (data zgonu w formacie RRRR-MM-DD) w (miejsce zgonu), akt zg. #(numer aktu zgonu) (miejsce rejestracji zgonu)
Przykłady:
- zm. 2003-12-04 w Warszawie, akt. zg. #234/2003 USC Warszawa Śródmieście
- zm. 1984-04-25 w Jaminach, akt zg. #12/1984 USC Sztabin
Wyjaśnienia:
- Nawiasy we wzorcu grupują informacje i nie zapisujemy ich w indeksach, patrz przykłady.
- datę zgonu zapisujemy w formacie RRRR-MM-DD jak wszystkie inne daty, nie zapisujemy tesktów typu dnia, roku itp.
- miejsce zgonu to nazwa miejscowości, gdzie do niego doszło.
- numer aktu ślubu to liczba/RRRR rok zapisujemy zawsze w postaci czterocyfrowej.
- miejsce rejestracji zgonu to nazwa miejscowości właściwa dla miejsca zawarcia związku małżeńskiego, najczęściej miejscowość USC, a przy większych miejscowościach również numer lub nazwa USC.
- Gdy brakuje jakiejś informacji lub zupełnie nie można jej odczytać, po prostu ją pomijamy
- Gdy dopisek o zgonie występuje po dopisku o ślubie, wypisujemy dwukrotnie informację jak w przykładach oddzielając ją przecinkami
Według nas podane przykłady załatwiają 99% dopisków, które są w księgach. Są również inne dopiski, które ciężko tu sklasyfikować (zmiany treści aktu urodzenia/ślubu, uznanie ojcostwa, inne) i co do których sami nie mamy jednolitego sposobu jak je zapisywać, więc nie będziemy podawać wskazówek Wam.
Podsumowanie
Gdy brakuje jakichś danych w akcie – zostawiamy wolne pole. Gdy informacji nie możemy odczytać w całości lub częściowo, obarczamy ją znakiem zapytania.
Generalnie czytamy cały akt i wyławiamy wszystkie istotne informacje. Podejrzyjcie proszę wyniki naszej dotychczasowej pracy, aby zobaczyć w konkretnych przykładach, jak powinien wyglądać efekt końcowy. Mamy nadzieję, że nie przerazi Cię ilość pracy. Jakoś dajemy radę – zindeksowaliśmy w ten sposób już ponad 200 tysięcy metryk!
Polski 
English 
